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Personalplanung - So ermitteln Sie die richtige Anzahl Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen.
Den Kern der Personalplanung stellt die Personalbedarfsplanung dar. Jeder Betrieb muss sich überlegen, wie viele Mitarbeitende in Zukunft notwendig sind, um die Aufträge zu erledigen, und ob das notwendige Personal vorhanden ist oder auf dem Arbeitskräftemarkt beschafft werden kann.
Bei der Personalbedarfsplanung ist folgende Unterscheidung wichtig:
- quantitative Personalplanung: Wie viel Personal werden wir (zusätzlich oder weniger) benötigen?
- qualitative Personalplanung: Welche Profile, welches Know-how werden wir benötigen?
Aufgabe der Personalbedarfsplanung ist: «Die richtige Anzahl der richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit (unter Einhaltung des Personalkostenbudgets)».
Mit der Personalbedarfsplanung ermitteln Sie folglich den zukünftigen Personalbedarf in
- quantitativer (Anzahl)
- qualitativer (d.h. mit dem entsprechenden Know-how und Fähigkeiten)
- zeitlicher
- örtlicher und
- finanzieller Hinsicht.
Quantitative Personalplanung
Personalplanung ist Teil Ihrer unternehmerischen Planung (Unternehmensstrategien, Absatzplan, Produktionsplan, Rationalisierungen etc.). Die Planungsart und Planungstiefe werden Sie aufgrund der Betriebsgrösse und Ihrer Anforderungen bestimmen. Oftmals werden den Führungskräften Informationen wie Personalbestands- und Personalstrukturstatistiken zur Verfügung gestellt sowie Grundlagen zur Ermittlung der Personalkosten.
Praxis-Beispiel
Im Rahmen einer stufenweisen Ablösung von zwei auslaufenden, serviceintensiven Produkten übernimmt ein Team neu die Betreuung und den Service von drei neuen Produkten. Auf der Zeitachse ist klar, dass dies zunächst zu einem erhöhten Personalbedarf führen wird und nach der vollständigen Ablösung weniger Personalkapazität gebunden wird. Welche Möglichkeiten bestehen, um ein Defizit oder einen Überschuss an Personalressourcen in quantitativer Hinsicht zu bewältigen?
Massnahmen bei fehlender Personalkapazität
Bei fehlendem Personal sind folgende Massnahmen in die Überlegungen einzubeziehen und die geeignete(n) Massnahme(n) auszuwählen:
- Anordnung von Überstunden
- Rationalisierung von Arbeitsabläufen zur Einsparung von Personalressourcen: Automatisierung, Vereinfachung von Abläufen etc. (Effizienzsteigerung)
- Konzentrierung auf die wesentlichen Kernaufgaben (Effektivitätssteigerung)
- Einstellung von neuen Mitarbeitenden
- Pensenaufstockung
- Temporärmitarbeitende (Personalverleih)
- innerbetriebliche Versetzung von Mitarbeitenden (befristete oder dauernde Versetzung)
- Abgabe von Aufgaben an andere Abteilungen
- Outsourcing (Ausgliederung an externes Unternehmen) von bestimmten Aufgaben
Massnahmen bei überschüssiger Personalkapazität
Zeigt Ihr Blick auf den Auftragsbestand und die Betriebsaussichten, dass in der folgenden Planungsphase zu viel Personal zur Verfügung steht, so stehen Ihnen folgende Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche es zu überdenken gilt:
- Überstundenkompensation, Ferienbezug
- Entlassung von Mitarbeitenden (evtl. Outplacement, evtl. Sozialplan)
- vorzeitige Pensionierung
- Pensenreduktionen, Sabbaticals (Langzeiturlaub, Weiterbildungsurlaub)
- Kurzarbeit (im vorliegenden Beispiel nicht möglich)
- innovative Arbeitszeitmodelle (Jahresarbeitszeit)
- innerbetriebliche Versetzung von Mitarbeitenden (befristete oder dauernde Versetzung)
- Übernahme von Aufgaben von anderen Abteilungen
- Akquirieren (Beschaffen) von externen Aufträgen
Qualitative Personalplanung
Ziel der qualitativen Personalplanung ist die Feststellung des zukünftigen Bedarfs an Know-how (z.B. im Hinblick auf die zukünftig in Ihrem Betrieb verwendeten Produkte, Technologien, Verfahren und die Marktanforderungen):
- In welchen Aufgabengebieten sind Kompetenzen aufzubauen?
- Welche Fähigkeiten werden in Zukunft weiterhin benötigt?
- Welches Know-how wird nicht mehr gefragt sein?
Und nicht zu vergessen
- Sind ausreichend Redundanzen (gewollte Doppelspurigkeiten) vorhanden?
Praxis-Beispiel
Gleiche Ausgangslage wie im vorherigen Beispiel. Die neuen Produkte verlangen nach einem völlig anders gelagerten Know-how: Die bisherigen elektronischen Steuerungen wurden durch Software-Lösungen auf einer standardisierten eingekauften Hardware ersetzt. Dies verlangt eine andere Störungsdiagnostik via Fernwartung oder auf einem angeschlossenen Notebook sowie beim Ersetzen der Hardware eine richtige Konfiguration. Zudem besteht noch der Auftrag, eine Wissensdatenbank mit allen möglichen Praxisproblemen (sog. Expertensystem) aufzubauen, damit der Service jederzeit auf das bestehende Know-how zurückgreifen kann.
Möglichkeiten
Welche Möglichkeiten bestehen für Sie, um das Know-how entsprechend aufzubauen?
- Aufbau von zusätzlichem Know-how bei den bestehenden Mitarbeitenden (interne produktespezifische Schulung und Training)
- Externe Weiterbildung im Fachbereich für geeignete und interessierte Mitarbeitende
- Die Einstellung entsprechend qualifizierter Mitarbeitenden. Dies kann die Entlassung oder innerbetriebliche Versetzung von weniger qualifizierten Mitarbeitenden bedeuten.
- Die innerbetriebliche Versetzung von entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden, z.B. aus der Entwicklungsabteilung. Dies kann die gleichen Konsequenzen haben wie oben.
- Beizug von betriebsinternen Spezialistinnen und Spezialisten für Sonderfragen
- Beizug von externen Expertinnen oder Experten (z.B. für die Wissensdatenbank)
- Outsourcing (Ausgliederung an externes Unternehmen) von bestimmten Spezialaufgaben
- Optimaler Einsatz der Mitarbeitenden, sodass das vorhandene Wissen auch entsprechend genutzt werden kann (z.B. im Sinne von Kompetenzzentren), und eine geeignete Arbeitsorganisation, welche zwischen Routinefällen und Spezialfragen differenziert
Die konkrete Lösung, welche Sie wählen, wird wohl eine geeignete Kombination obiger Massnahmen umfassen.
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Verwandte Begriffe |
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Organisation,
Personaleinsatz,
Unternehmensanalyse,
Personalentwicklung
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